致欢迎词的最佳地点，首推经过特意布置的接待室、会客室或会议室。站在人来人往的大门口或人声嘈杂的楼道里，都会影响效果。在内容上，欢迎词应包括自我介绍、郑重表示的欢迎之意、对被欢迎者的建议与希望等。其中尤以致辞者的自我介绍为不可或缺。要不然，致辞者一开口，下面的人就会相互询问：“此君何人？”在致辞时的态度上，要胸有成竹，充满自信，面带微笑。特别要注意，与听众交流眼神时，要坚持“等距离之际”，不要只看着上司、熟人、异性，而让其他人被冷落。致欢迎词时，既可以提前拟好稿，届时“照本宣科”，也可以不照稿宣读，不用稿子，依个人状况而定。
2欢送时的即席发言
每逢同事离职、朋友远去或是来访的同行、客户告辞之际，为了表示对他们的尊重，于情于理，都应当赠之以临别的赠言。举行正式的欢送会，当着被欢送者以及其他送行者的面，致上一篇欢送词，可以体现出致辞者对友情的珍惜，也可以使被欢送者倍觉温暖，使临别之情不尽依依。
致欢送词的一大好处，是可以说出某些当致辞者自己单独面对被欢送者时，难以说出的话。例如，对他的评价，对他离去的惋惜，等等。有时面对一个人，尤其是异性时，有些话便更难以启齿了。
致欢送词的重点，是要充分地表达致辞者的惜别之意。与此同时，亦可表现出致辞者对友谊的无比珍视。准备欢送词时，切记要包括四项要素：一是对被欢送者的高度评价；二是对既往与之相处的时光的温馨回忆；三是自己真心实意的惜别之情；四是对被欢送者的美好祝福。以上四项要素，不一定是每一篇欢送词都要一一具备，但它们的确是致欢送词的筋骨。与欢送词相比，欢送词应更富有文采，更具备真情实感。